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“开会”的正确打开方式 ‖ 周六,禅乐法师与您一起读书...

2019-2-10 10:36| 发布者: 无生| 查看: 35| 评论: 0

摘要: 打造组织清晰度要以前一期导读的“建立具有凝聚力的团队”为前提,并且讨论“六大关键问题”时不是为了一个正确答案,是为了最终得到一个方向正确、团队成员都认可的答案,目标也不是短时间内知道组织存在的原因,而是让领导团队明确组织清晰度的重要性。
2019-02-09禅视界

读,享受智慧盛宴



“开会”的正确打开方式 ‖ 周六,禅乐法师与您一起读书:《优势》(二)


温馨提示:如需邀请禅乐师到现场进行团队培训交流,可留言预约





思考

假如一个团队一直不讨论组织存在的原因,讨论什么价值观给予他们动力,什么是集体的头等大事,领导团队每个人都不知道各自该如何做。并且领导者通常会在看似很小的问题上保留不同意见,造成下属成员不知所措……

与此相反的团队,一开始就明确自己组织存在的原因(比如这个组织能够给世界带来什么),确定了组织的核心价值观,拥有足够的热情和动力,明白组织目前的头等大事(首要任务)是什么。并且领导团队在以上问题充分沟通,保持一致……


两团队对比,哪个更有优势?



打造组织清晰度


组织清晰度为什么很重要?

为了实现内部一致性,一致性意味着尽可能打造组织清晰度,不要给混乱、无序和内斗留余地。反过来说,领导层的一点点分歧会造成办公室政治和混乱,给下级造成困惑和不知所措。


打造清晰度,要有严格的方法,(即领导团队要回答六大关键问题)


1、我们为什么存在?

最好的答案,应该接近于“让世界更美好”类似的愿景。


2、我们该如何行事?

为核心价值观写一则描述“愿意扫地”,步骤:找出体现组织最好方面的员工,找出有才华却不合适团队的员工,观察自己是否体现了这些核心价值观。


3、我们做什么?

业务性质,参考句型:我们为……而提供/做……(该答案应该根据市场的变化而调整)


4、我们如何实现成功?

用三个战略锚指导组织的每项决策。

步骤:列一个详尽的清单,写出与业务相关的一切(存在原因、价值观、业务定义除外) ,然后归纳类型,总结出2--3项内容作为团队的战略锚。


5、目前最重要的是什么?

一件事,主题目标(参考:消防员、医生护士、执行任务的士兵有什么共同点),保持第一团队观念摘下部门的帽子。


6、谁必须做什么?

这时要戴上部门的帽子,确保每个人都清楚各自的角色和其他人的角色。


注意:

1、打造组织清晰度要以前一期导读的“建立具有凝聚力的团队”为前提,并且讨论“六大关键问题”时不是为了一个正确答案,是为了最终得到一个方向正确、团队成员都认可的答案,目标也不是短时间内知道组织存在的原因,而是让领导团队明确组织清晰度的重要性

2、最后要将讨论的“六大关键问题”的结果整理成《战略白皮书》。要简短、附身携带,最好浓缩成一两页纸



反复充分沟通组织清晰度


定位:优秀的领导者是首席提醒官。


要求领导者离开会议前问自己:我们回去之后该对部门的人说什么?需要回顾会议上哪些决定可以传达,哪些尚未明确。


原则:要求逐级散播。


强化组织清晰度


本章关键词:人力资源部、会议


领导者不能总是提醒员工六大问题,要让六个关键问题融入组织中,要从结构上强化它。即人力系统、涉及到人的每个程序,从招聘、管理、培训、待遇等等,都是为了强化六大问题而展开。


人力资源部的功能

招聘和雇用:筛选出符合团队核心价值观的申请者。


入职培训:刚加入的成员在前一个月至三个月的时候是培训的关键时候,这时应不断建立团队的凝聚力和重申组织的"六大关键问题"。


绩效管理:确保管理者对下级提出明确期望,并定期反馈下级是否完成了期望的一系列活动。目的是让团队成员知道自己是否达到了管理者的期望,不是仅仅下发成绩单或审问


奖励薪酬:不仅仅是物质奖励,管理者应通过这种时候激励员工做对组织最有益的事,并提醒员工什么是最重要的(他们为组织做到了什么而得到奖励)。奖励是以员工表现与组织的使命、核心价值观、战略等一致为基础。

并且及时对与组织价值观相符的表现给出认可,人人内心有都实现个人价值的渴望。


解雇:有时,放弃与团队核心价值观不符的人,反而更能促进团队的进步。



*学会正确地开会


每日报到会议:最不重要,旨在快速解决小问题,小于10分钟。


每周战略会议:实时议程,成员报告过去一周的关键事项,再选出目前值得组织团队投入时间和精力的的议程。


每月专题会议:是指需要花大量时间精力解决关键问题。设定问题框架,概述基本情况,头脑风暴解决方案,讨论方案利弊,达成一致。


季度外出总结会:第个季度结束时,领导团队在办公室以外找个地方,最好是户外,以放松的心态来回顾交流季度总结


关于“开会”的疑问:会议会不会太多?

不会,每天10分钟,每周2小时,每月6小时,每季度2小时,总共每月1560分钟,26小时。而每人每月43200分钟,720小时,会议时间只占个人全部时间的3.6% 。而如果每周工作时间40小时,占每月约0.222。所以会议只占我们工作时间约10%。

并且领导者首要任务是创造好环境,召开有效会议,可以创造好环境。

大部分管理实际上是在会议中发生的,执行过程中出现的问题正是因为领导团队没有在会议中充分讨论。


最后


决定组织变得更健康的最重要因素是负责人真正投入和积极参与其中,关键的起步,拿出时间启动这一程序。


作者简介

帕特里克.兰西奥尼是圆桌集团(Table Group)的创始人和总裁。他的公司从1997 年起致力于帮助领导者提升组织的健康度。他所创立的广为传播的一些领导力模型被许多全球知名企业运用,这些企业包括西南航空、雀巢、思科系统、摩根斯坦利等。



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